Aufbau der Gerichtsaktenzeichen

Die Aktenzeichen der Gerichte und der Staatsanwaltschaften werden seit der deutschen (preußischen) Aktenordnung von 1934 nach einem einfachen, einheitlichen Muster vergeben.

Hieran orientieren sich bis heute die Aktenordnungen der einzelnen Bundesländer, so dass auch heute noch die Gerichtsaktenzeichen bundesweit nach einem einheitlichen Muster gebildet werden, auch wenn sich zwischenzeitlich in einigen Bundesländern bzw. in einigen Gerichtszweigen kleinere Abweichungen herausgebildet haben.

Bestandteile des Gerichtsaktenzeichens[↑]

Das Gerichtsaktenzeichen besteht im Grundsatz aus vier Bestandteilen:

  1. Der zuständigen Richter, Staatsanwalt oder Spruchkörper
  2. dem Registerzeichen
  3. einer laufenden Nummer sowie
  4. dem Jahr des Verfahrenseingangs bei Gericht.

 

Der zuständige Richter bzw. Spruchkörper[↑]

Der erste Bestandteil des Gerichtsaktenzeichens kennzeichnet die gerichtsinterne Zuständigkeit, also

  • beim Amtsgericht: die zuständigen Abteilung
  • beim Landgericht, Verwaltungsgericht, Sozialgericht, Arbeitsgericht und Landesarbeitsgericht: die zuständige Kammer,
  • bei allen übrigen Gerichten: der zuständige Senat,
  • bei einer Staatsanwaltschaft: die zuständige Abteilung oder das zuständige Dezernat.

Welche Richter dann konkret für die Sache zuständig ist, also der gesetzliche Richter im Sinne des Artikels 101 Absatz 1 des Grundgesetzes ist, ergibt sich sodann aus dem Geschäftsverteilungsplan des jeweiligen Gerichts, in dem den Abteilungen, Kammern oder Senaten die jeweiligen Richter zugewiesen werden. Der Geschäftsverteilungsplan wird von jedem Gericht zu Beginn eines jeden Jahres beschlossen und ist bei dem Gericht für jedermann einsehbar. Die meisten Gerichte haben ihre Geschäftsverteilungspläne auch auf ihrer Internetseite veröffentlicht.

Typischerweise werden für die Bezeichnung der Abteilung oder des Spruchkörpers arabische Ziffern verwendet. Einige Gerichte, wie etwa der Bundesfinanzhof benutzen statt dessen arabische Ziffern.

Einen Sonderfall bildet hier der Bundesgerichtshof: Dort werden die Zivilsenate mit römischen, die Strafsenate dagegen mit arabischen Ziffern bezeichnet: I – XII gekennzeichnet also die Zivilsenate, 1 – 5 die Strafsenate des Bundesgerichtshofs. Da bei den Zivilsenaten des Bundesgerichtshofs (wie bei vielen Obergerichten üblich) die Zuständigkeitsverteilung nach Sachgebieten erfolgt, kann hier mithilfe des Geschäftsverteilungsplans direkt aus dem Gerichtsaktenzeichen ersehen werde, um welches Rechtsgebiet es sich bei dem Verfahren handelt.

Soweit für ein bestimmtes „Register“ nur ein Spruchkörper besteht, wird dieser im Gerichtsaktenzeichen in der Regel nicht benannt, das Gerichtsaktenzeichen beginnt dann unmittelbar mit dem Registerzeichen. So besteht zum Beispiel beim Bundesgerichtshof nur ein Großer Senat für Zivilsachen (Registerzeichen „GSZ„). Das Gerichtsaktenzeichen besteht daher nur aus den 3 übrigen Teilen: „GSZ 1/16“.

Wird ein Verfahren später gerichtsintern an eine andere Abteilung oder Kammer oder einen anderen Senat abgegeben, erhält das Verfahren dort ein neues Aktenzeichen. Dabei ist es bei einigen Gerichten üblich, die früher zuständige Abteilung oder Kammer der jetzt zuständigen – entweder in Klammern oder getrennt durch einen Schrägstrich – hinzuzufügen. Aus dem Verfahren „7 C 123/14“ bei der 7. Abteilung des Amtsgerichts wird so etwa nach Übernahme durch die 12. Abteilung das Verfahren „12 (7) C 456/15. Und ein Aktenzeichen „B 7/1 SF 12/15 R“ kennzeichnet ein Revisionsverfahren, das ursprünglich beim 1. Senat anhängig war, aber im Jahr 2015 vom 7. Senat des Bundessozialgerichts übernommen wurde.

 

Das Registerzeichen[↑]

Das Registerzeichen verweist auf ein bestimmtes „Prozessregister“ oder „Verfahrensregister“, wobei für verschiedene Verfahrensarten verschiedene Register – und damit auch verschiedene Registerzeichen – verwendet werden. Für ein Gericht werden daher regelmäßig mehrere Registerzeichen verwendet.

So etwa beim Landgericht: Erstinstanzliche Zivilsachen führen das Registerzeichen „O„, Berufungsverfahren gegen die zivilrechtlichen Urteile des Amtsgerichts das Register „S„, Schwurgerichtssachen finden sich unter „Ks„, erstinstanzliche Verfahren vor der Großen Strafkammer unter „KLS“ und Berufungsverfahren vor der Kleinen Strafkammer gegen amtsgerichtliche Strafurteil unter „Ns„.

Welches Verfahren hinter welchem Registerzeichen steht, erfahren Sie in unserem Lexikon der Registerzeichen.

Einen Sonderfall nimmt hier die Sozialgerichtsbarkeit ein: Dort wird an dieser Position statt des Verfahrensregisters das Sachgebiet (Rechtsgebiet) des Verfahrens bezeichnet. Ein Kennzeichen des Verfahrensregisters wird in diesem Fall an das Ende des Gerichtsaktenzeichens angehängt werden. Einzelheiten hierzu haben wir auf  auf unserer Seite zu den Gerichtsaktenzeichen in der Sozialgerichtsbarkeit näher beschrieben. Die einzelnen Sachgebietskennzeichen der Sozialgerichtsbarkeit finden sich auch in unser Lexikon der Registerzeichen, auch wenn es sich hierbei streng genommen nicht um Registerzeichen handelt.

Die laufende Nummer[↑]

Den dritte Bestandteil des Gerichtsaktenzeichens bildet eine fortlaufend vergebene Nummer. Dabei wird bei jedem Jahreswechsel wieder bei 1 begonnen, so dass die laufende Nummer stets nur zusammen mit der nachfolgenden Jahreszahl aussagekräftig ist.

Die Art der Durchnummerierung ist heute nicht mehr einheitlich:

  • Die Aktenordnung von 1934 sah vor, dass für jede Abteilung, jede Kammer und jeden Senat eine eigene Nummernreihe verwendet wird. Dieser Regelung folgen auch heute noch die meisten Aktenordnungen der Länder und die meisten Gerichte. Gehen also bei einem Amtsgericht zum Jahresbeginn zwei Klagen ein, für die die 1. Abteilung zuständig ist, eine weitere Klage für die zweite Abteilung und ein vierter Antrag für die für Familiensachen zuständige 5. Abteilung, werden hierfür die Gerichtsaktenzeichen „1 C 1/16“, „1 C 2/16“, „2 C 1/16“ und „5 F 1/16“ vergeben.
  • Neuerdings finden sich aber auch Gerichte, die einen einheitlichen Nummerkreis für alle Verfahren unabhängig davon verwenden, welche Abteilung oder Kammer oder welcher Senat hierfür zuständig ist. In diesem Fall wären die Aktenzeichen aus unserem Fall also „1 C 1/16“, „1 C 2/16“, „2 C 3/16“
  • Einige Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit fassen auch nur die Verfahren innerhalb bestimmter Verfahrensregister zusammen, beim Amtsgericht also ein Nummernkreis für Zivilverfahren – Registerzeichen „C“ -, und ein eigener Nummerkreis für das Familiengericht – Registerzeichen „F“- (und natürlich noch die entsprechenden Nummernkreise für die Strafsachen). In diesem Fall würden die Aktenzeichen aus unserem Fall also „1 C 1/16“, „1 C 2/16“, „2 C 3/16“ und „5 F 1/16“ lauten.

Das gerichtliche Aktenzeichen hat damit eine Sonderstellung innerhalb des staatlichen Aktenwesens: Während in der staatlichen Verwaltung die in einem Aktenzeichen enthaltenen Zahlen typischerweise einer sachsystematischen Gliederung folgen, handelt es sich hier bei dem gerichtlichen Aktenzeichen um einen reinen numerus currens, eine einfache laufende Nummer.

Das Eingangsjahr[↑]

Der letzte Bestandteil bezeichnet das Jahr, in dem das Verfahren bei dem Gericht anhängig geworden ist.

Das Jahr wird dabei üblicherweise mit 2 Ziffern angegeben – also „16“ statt „2016“ – und von der laufenden Nummer durch einen Schrägstrich getrennt: „123/16“ bezeichnet also das 123. Verfahren aus dem Jahr 2016 (gesprochen: „Einhundertdreiundzwanzig aus 16“). Das Bundesverwaltungsgericht und – ihm folgende – die meisten Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit benutzen statt des Schrägstriches einen Punkt „123.16“. Bei den bayerischen Verwaltungsgerichten wird diese Reihenfolge von laufender Nummer und Jahreszahl vertauscht,  dort findet sich das (zweistellige) Eingangsjahr also – durch einen Punkt getrennt – vor der laufenden Nummer: „M 1 K 15.5741“.

Problematisch kann die Kennzeichnung mit laufender Nummer und Eingangsjahr bei Verfahren werden, die zum Jahreswechsel bei Gericht eingehen. Reicht etwa ein Rechtsanwalt eine Klage kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist am 31.12.2015 – sozusagen auf der Fahrt zur Silvesterfete – beim Gericht ein, müsste diese Klage – da der Eingang zählt – noch ein Aktenzeichen (laufende Nummer und Jahreszahl) aus dem Jahr 2015 erhalten. Einige Gerichte legen jedoch nicht das Eingangsjahr, sondern das Jahr der Eintragung in der jeweilige Verfahrensregister zugrunde. Die am Silvesterabend eingereichte Klage würde in diesem Fall (fälschlicherweise) kein Aktenzeichen aus dem Jahr 2015, sondern bereits eins aus dem Jahr 2016 erhalten. Wer sich als Beklagter beim Anblick des Gerichtsaktenzeichens freut, dass die Klage zu spät, nämlich erst nach Verjährungsablauf, eingereicht wurde, hätte sich in diesem Fall zu früh gefreut.

Wird ein Verfahren aus Zuständigkeitsgründen an eine andere Abteilung oder Kammer oder einen anderen Senat des Gerichts abgegeben, erhält das Verfahren dort ein neues Gerichtsaktenzeichen mit einer laufenden Nummer und der Jahreszahl der Verfahrensübernahme. Hierdurch kann also ein altes Verfahren ein „frisches“ Aktenzeichen erhalten.

 

Zwei Beispiele[↑]

Nehmen wir etwa das Gerichtsaktenzeichen 1 O 137/15:

1 O 137 /15
Kammer Registerzeichen lfd. Nr. Eingangsjahr

Aus dem Registerzeichen „O“ ist zu ersehen, dass es sich um eine Zivilsache handelt, für die erstinstanzlich das Landgericht zuständig ist. Das Verfahren ist beim Landgericht bei der 1. Kammer (die bei vielen Landgerichten traditionell für Staatshaftungssachen zuständig ist) seit dem Jahr 2015 anhängig.

Ein anderes Beispiel: XI ZR 26/15:

XI ZR 26 /15
Senat Registerzeichen lfd. Nr. Eingangsjahr

Aus dem Registerzeichen „ZR“ ist zu ersehen, dass es sich um ein Revisionsverfahren in Zivilsachen handelt, das sei 2015 beim Bundesgerichtshof anhängig ist. Zuständig hierfür ist beim Bundesgerichtshof der XI. Zivilsenat, der sich mit Bank- und Kapitalmarktrecht („Bankensenat“) handelt.

 

Zusätze vor dem Gerichtsaktenzeichen[↑]

Zusätzliche Angaben vor dem eigentlichen Gerichtsaktenzeichen finden sich insbesondere in der Verwaltungsgerichtsbarkeit und in der Sozialgerichtsbarkeit:

In der Verwaltungsgerichtsbarkeit ist das Bundesverwaltungsgericht vor einigen Jahren dazu übergegangen, seinen Gerichtsaktenzeichen ein „BVerwG“ voranzusetzen. Dem sind die meisten Oberverwaltungsgericht (bzw. Verwaltungsgerichtshöfe) und einige Verwaltungsgerichte gefolgt und setzen ihren Aktenzeichen auch ein „OVG“ bzw. „VGH“ oder ein „VG“ voran. In einigen Bundesländern ist es auch üblich, den Gerichtsaktenzeichen der Verwaltungsgerichte eine Kennung des Gerichtsorts voranzustellen. So beginnen beispielsweise die Aktenzeichen des Verwaltungsgerichts München alle mit einem M – „M 1 K 15.5174“ -,  die Gerichtsaktenzeichen des Verwaltungsgerichts Würzburgs dagegen mit einem W – „W 3 K 14.483“.

Genauso geht die Sozialgerichtsbarkeit vor. Dort kennzeichnet ein vorangestelltes „B“ das Bundessozialgericht, ein „L“ die Landessozialgerichte und ein „S“ die Sozialgerichte.

Auch diese Zeichen finden Sie der einfachen Übersichtlichkeit halber – entsprechend gekennzeichnet – in unserem Lexikon der Registerzeichen, obwohl es sich hierbei nicht um Registerzeichen im eigentlichen Sinne handelt.

 

Zusätze nach dem Gerichtsaktenzeichen[↑]

In manchen Fällen wird auch ein zusätzliches Kennzeichen an das Ende des Gerichtsaktenzeichens angehangen. Dies kann aus mehreren Gründen erfolgen:

  1. Prozesskostenhilfe-Bewilligungsverfahren: Der häufigste Grund sind Prozesskostenhilfeverfahren oder sonstige Zwischenverfahren. So wird etwa bei vielen Gerichen für das Prozesskostenhilfeverfahren an das Aktenzeichen des Hauptverfahrens ein „PKH“ angehangen. Aus dem erstinstanzlichen, landgerichtlichen Aktenzeichen „7 O 65/16“ wird damit für das PKH-Bewilligungsverfahren ein „7 O 65/15 PKH“ oder „7 O 65/15 (PKH)“.
  2. Kennzeichnung des Gerichts: In einigen Bundesländern ist es z.B. in der Verwaltungsgerichtsbarkeit üblich, eine Gerichts- bzw. Ortskennung an das Gerichtsaktenzeichen anzufügen. Ein Beispiel hierfür sind die Verwaltungsgerichte in Rheinland-Pfalz, wo den Gerichtsaktenzeichen jeweils ein mit einem Punkt abgetrenntes Ortskennzeichen hinzugefügt wird. So lautet das Aktenzeichen dann beispielsweise beim Verwaltungsgericht Trier dann „3 K 678/09.TR“, beim Verwaltungsgericht Koblenz „4 K 477/09.KO“.
  3. Mehrere Entscheidungen: Teilweise wird durch in Klammer gesetzte Großbuchstaben zwischen mehreren Entscheidungen unterschieden, die in einem Verfahren ergangen sind.  In diesem Fall kennzeichnet der Zusatz nicht das Verfahren insgesamt, sondern einen konkrete, in diesem Verfahren ergangene Entscheidung. Dann bezeichnet etwa ein angehangenes (A) etwa ein erstes Teilurteil, ein angehangenes (B) dagegen das Endurteil.
    Findet sich beispielsweise auf einem Urteil eines Bundesarbeitsgerichts ein Aktenzeichen „3 AZR 345/15 (B)“, bedeutet dies, das es vorher bereits eine andere Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts in diesem Verfahren gegeben haben muss.
  4. Sachgebietskennzeichen: Eine Gerichte fügen dem eigentlichen Gerichtsaktenzeichen noch ein zusätzliches Sachgebietskennzeichen hinzu. So kennzeichnen etwa die Finanzgerichte Düsseldorf und Münster bei ihnen anhängige Verfahren zur Einkommensteuer am Ende mit einem „E“, Verfahren zur Umsatzsteuer mit einem „U“. Und bei dem Zusatz „E,U“ bekommt der Unternehmer das volle Programm…
    Aber auch in der ordentlichen Gerichtsbarkeit finden sich mitunter solche Sachgebietskennzeichen, die dort besondere Verfahren kennzeichnen; so werden etwa Kartellverfahren wie normale Zivilsachen in die Register eingetragen, allerdings kennzeichnet der Zusatz „Kart.“ am Ende des Gerichtsaktenzeichens, dass es sich um eine zivilrechtliche Kartellsache handelt.
  5. Verfahrensregister in der Sozialgerichtsbarkeit:
    In der Sozialagerichtsbarkeit findet sich an der Position mitten im Gerichtsaktenzeichen statt des Registerzeichens ein Kennzeichen für das Sachgebiet. Das Registerzeichen wird stattdessen an das Ende des Gerichtsaktenzeichens angehangen.
    Vollständig umgesetzt findet sich dies allerdings nur beim Bundessozialgericht. Bei den Sozialgerichten und den Landessozialgerichten wird teilweise auch auf die Angabe des Registerzeichens verzichtet.